"机器人流程自动化"一词可能会让人想起工厂里的实体机器人，但 RPA 却只涉及软件机器人。RPA 利用机器人自动执行需要人工操作的重复性软件任务，从表单输入和付款通知准备等简单工作，到客户服务和问题解决等复杂工作。
一个典型的 RPA 用例是自动化在孤立应用之间移动数据这一交互过程。机器人可以和人使用一样的用户界面，模仿单击和复制粘贴等操作。
简单是 RPA 的一大优点。通常，最终用户无需相关的开发技能即可训练和部署 RPA 机器人。之后，机器人可以立即开始着手有用的工作，全天 24 小时运行，且成本非常低。RPA 解决方案具有风险低、潜在投资回报率高的特点。
RPA 解决方案通常分为两类：有人值守或无人值守。
有人值守 RPA 机器人有人值守 RPA 机器人在本地工作站上运行，负责处理前台事务。尽管仍然可以由系统事件触发，但有人值守机器人是和人类一起工作的。
无人值守 RPA 机器人无人值守机器人可以在后端服务器上操控企业数据。由于它们的工作不需要人的参与，因此它们可以由事件触发，也可以通过编程方式按计划运行。
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